Make your own free website on Tripod.com
ORGANISASI DAN PENGURUSAN
Pensyarah : mekyam@tm.net.my

Pengenalan

Pengurus sesebuah organisasi umpama jurumudi sebuah kapal yang sarat dengan muatan. Dengan menggunakan segala kemahiran dan ilmu pengurusan jurumudi tadi akan berjaya membawa kapalnya berlabuh dengan selamat di pelabuhan mengikut jadual. Seterusnya anak-anak kapal dapat berjumpa sanak keluarga dan dalam masa yang sama muatan tadi dapat digunakan untuk manafat bersama tanpa mengalami sebarang kerosakan. Sebaliknya jika jurumudi tadi tidak mempunyai ilmu pelayaran, sudah tentu kapalnya gagal tiba di pelabuhan di mana ia mungkin karam  di  lautan   dan segala muatan berkubur di dasar laut.

Pengurus yang berkesan akan dapat mengurus perjalanan organisasinya agar mencapai matlamat. Dalam masa yang sama  semua peranan hendaklah dimainkan mengikut kesesuaian masa dan keadaan. Bila berlaku kematian di kalangan pekerja, sebagai ketua pengurus mesti menjadi orang pertama menghantar ucapan takziah. Sebagai pemimpin pengurus mesti adil dalam membuat penilaian prestasi pekerja . Sebagai ‘liaison’ pengurus perlu menjaga perhubungan antara pihak perkerja dengan pihak pengurusan. Sebagai pemantau pula pengurus perlu mengetahui segala aktiviti yang sedang dan akan berlaku dalam organisasi. Maklumat yang diperoleh dari  pemantauan perlu disebarkan mengikut saluran yang betul  untuk mengurangkan ‘grapevain’ sesuai dengan peranannya sebagai penyebar maklumat. Pengurus akan menjadi jurucakap apabila berurusan dengan pihak luar. Bagi meningkatkan produktiviti, pengurus mesti berperanan sebagai pengusaha di mana pada setiap masa memikirkan cara terbaik meningkatkan kualiti di samping mengurangkan kos serta dapat memuaskan pelanggan. Kemahiran membuat keputusan pula akan membolehkan pengurus  mengatasi sasuatu masalah besar yang timbul seperi mogok pekerja. Sebagai pengurus gangguan isu kritikal perlu ditangani dengan segera. Seterusnya pengurus tadi perlulah menggunakan sumber yang ada dengan semaksima mungkin. Akhir sekali sebagai perunding pengurus perlu dari semasa ke semasa mewujudkan hubungan dua hala yang harmonis demi mencapai matlamat bersama.
 
 

Cabaran-Cabaran Pengurus Masa Kini dan Masa Depan

Pengurus masa kini menghadapi pelbagai cabaran dan akan terus menghadapi cabaran pada masa hadapan.  Salah satu cabaran yang nyata ialah tentang bagaimana organisasi akan bersaing dengan jayanya bukan saja dalam pasaran tempatan atau kebangsaan bahkan juga di pasaran antarabangsa atau 'global'. Cabaran persaingan antarabangsa telah menyebabkan pengolahan fikiran pengurus tentang perkara-perkara seperti bagaimana organisasi perlu distrukturkan dan kerja perlu perlu dibuat dengan lebih berkesan dan cekap. Pasukan pengurusan sendiri, pengurusan kualiti keseluruhan dan inventori 'just-in-time' adalah beberapa contoh yang menunjukkan di mana pengurus sedang mencari cara-cara yang lebih berkesan bagi membolehkan mereka  bersaing di pasaran antarabangsa.
Bila persaingan dunia menjadi lebih hebat, organisasi-organisasi perlu mengolah ke arah sumber yang paling bernilai untuk mencari kaedah-kaedah baru persaingan iaitu manusia. Justeru manusia menjadi sumber paling berharga, adalah sangat penting untuk  seorang pengurus  mengetahui bagaimana memaksimakan sumber tadi supaya organisasinya mempunyai kelebihan persaingan.
Salah satu lagi cabaran yang dihadapi oleh pengurus adalah untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan yang berkualiti. Pada masa kini konsep pengurusan  berkualiti keseluruhan (TQM) diamalkan oleh kebanyakan syarikat yang progresif.  Pengurusan berkualiti keseluruhan adalah komitmen keseluruhan organisasi kepada kemajuan berterusan dan keperluan pelanggan.
Dalam memenuhi keperluan pelanggan, pengurus juga perlu mempertingkatkan produktiviti dalam organisasinya.  Produktiviti merupakan satu pengukuran perhubungan output (iaitu produk atau perkhidmatan)   dengan input (iaitu manusia,  bahan,  wang dan maklumat).  Pengurus perlu memikirkan atau mengeluarkan kaedah baru untuk mempertingkatkan produktivi supaya membolehkan organisasinya bersaing di pasaran antarabangsa. Mengikut Jack Welch, Pengurus Besar  General Electric,  " Untuk sesuatu syarikat dan negara, produktiviti merupakan perkara yang penting untuk  'survival'."
Rangka-kerja Integratif (Integrative framework)
Fleet & Peterson (1994) telah mewujudkan empat model pengurus berdasarkan kepada pendekatan teoritikal pengurusan.   Mengikut penulis-penulis tersebut, setiap model pengurusan menerangkan sebahagian daripada proses pengurusan keseluruhan.   Empat model ini - Model pengurusan saintifik, Model pengurusan pentadbiran, Model sumber manusia dan model sistem terbuka  akan membekalkan satu rangka-kerja yang berfaedah kepada pengurus-pengurus untuk membantu mereka melaksanakan peranan  dengan lebih berkesan.
Berdasarkan empat model yang tersebut, satu rangka-kerja integratif telah dibentuk untuk membantu pengurus memahami perhubungan dan interaksi di antara model-model tersebut. Rangka-kerja itu dibentuk dalam dua kontinum ( Rajah 5.l).  Kontinum mendatar menganjur dari fokus dalaman ke fokus luaran.  Pengurus bergerak di sepanjang kontinum untuk memenuhi keperluan dalaman organisasi dan keperluan luaran kawasan persekitaran. Fokus dalaman membantu menstabilkan organisasi iaitu seperti aktiviti penglibatan pekerja dalam membuat keputusan dan pengurusan maklumat.  Fokus luaran membantu membentuk kelebihan bersaing (competitive advantage ) untuk sesebuah organisasi  itu.  Contohnya, seperti pertumbuhan  organisasi dan produktiviti.
 
 

Kontinum  menegak menganjur dari penekanan kecekapan ke penekanan fleksibiliti.  Pengurus bergerak di dalam kontinum ini untuk mewujudkan suatu organisasi yang cekap atau efisien dan pada waktu yang sama organisasi  boleh mengadaptasi kepada kuasa-kuasa persekitaran.  Penekanan kecekapan membantu pengurus untuk menggunakan sumber dengan sepenuhnya.  Penekanan fleksibiliti membantu pengurus menyesuaikan kepada perubahan.  Dimensi kecekapan merujuk kepada kestabilan dan halatuju sementara dimensi fleksibiliti merujuk kepada penglibatan pekerja dan innovasi.  Dua paksi itu menggambarkan ketegangan dinamik yang dihadapi oleh seseorang pengurus.

Model Pengurusan Saintifik
Model ini berfokus kepada mengeluarkan produk yang terbaik dengan menggunakan kaedah pengeluaran yang  cekap.  Tujuan utamanya  adalah untuk memenuhi keperluan pelanggan iaitu  mengeluarkan produk  yang bermutu dengan kos  pengeluaran yang terendah.

Model Pengurusan Pentadbiran
Model ini pula memberi tumpuan kepada operasi dalaman organisasi .  Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan prosedur-prosedur pentadbiran yang efisien dengan mencari kaedah-kaedah yang lebih baik dalam menyelaras dan memantau tugas organisasi itu.   Ini akan menjadikan organisasi  lebih stabil.  Model ini dapat memenuhi keperluan pengurus di samping  membolehkan pengurus  menilai produktiviti organisasinya . Ini dapat memperbaiki  setiap kelemahan yang timbul.

Model Sumber Manusia
Model ini memberi penekanan kepada fleksibiliti organisasi  untuk disesuaikan dengan   perubahan dalaman. Ia memberi  fokus kepada manusia di dalam organisasi itu.  Ia bertujuan untuk membina orientasi pasukan dan penglibatan pekerja di kalangan ahli dalam organisasi.  Dengan berbuat demikian, adalah diharap pekerja-pekerja akan lebih komited kepada organisasi di samping penyesuaian terhadap perubahan organisasi.  Model ini dapat memenuhi keperluan individu di dalam organisasi. Biasanya organisasi yang menghargai penglibatan pekerja akan dihormati dan dianggap tempat  kerja yang menyeronokkan.

Model Sistem-Sistem Terbuka.
Model ini memberi penekanan kepada fleksibiliti bagi disesuaikan dengan  perubahan luaran.  Ia berfokus kepada penyesuaian terhadap maklum balas dari kuasa-kuasa luaran secara kreatif dan inovatif.   Ia memerlukan aplikasi peranan 'entrepreneruial'.  Dengan selalu mencari kaedah-kaedah  dan ide-ide yang baru untuk mengeluarkan produk lama, organisasi akan mengekalkan  kedudukan persaingannya dalam ekonomi antarabangsa.  Model ini memenuhi keperluan pemilik organisasi.
 
 

Penutup

Rangka-kerja integratif membantu pengurus memahami  keempat-empat model yang tersebut di atas  supaya mereka boleh menjadi lebih berkesan dan cekap.  Walaubagaimanapun, keempat-empat model mempunyai pemikiran yang bertentangan dan persamaan.
Contohnya, seperti model pengurusan pentadbiran dan model pengurusan saintifik , kedua-dua menekankan kestabilan dan kecekapan.  Model-model pengurusan manusia dan sistem terbuka pula menekankan kepada fleksibiliti dan adaptasi.  Manakala model-model pengurusan sumber manusia dan pengurusan pentadbiran menfokus kepada proses dalaman dalam sesuatu organisasi. Model sistem terbuka dan pengurusan saintifik menfokus kepada kuasa-kuasa luaran dan kesannya kepada sesuatu organisasi.
Setiap model mempunyai pandangan bertentangan.  Contohnya, model sumber manusia dengan penekanannya kepada orientasi pasukan dan penglibatan pekerja adalah bertentangan dengan model pengurusan saintifik yang memberi penekanan kepada kecekapan pekerja dan pemudahan tugas (task simplification).
Walaubagaimapun,  perbezaaan di dalam keempat-empat model tersebut menggambarkan cabaran-cabaran yang dihadapi oleh setiap pengurus semasa menjalankan tugas mereka. Seorang pengurus yang berkesan akan menggunakan semua model pengurusan untuk membantu melicinkan perjalanan tuganya.
Adakah mencukupi untuk seorang pengurus untuk mengetahui model mana  yang di aplikasikan supaya menjadi pengurus yang berkesan?  Jawapannya ialah tidak!  Tetapi memahami keempat-empat model ini adalah sangat penting sebab mereka membekalkan satu rangka-kerja konseptual untuk menolong  pengurus menjadi lebih bertumpu kepada peranannya sebagai pengurus. Pengurus melaksanakan model-model pengurusan  melalui peranan-peranan mereka sebagai pengurus.